Om hun internationale werking te ondersteunen, vond het succesvolle Vitafor uit Sint-Niklaas in Evato een partner om hun ERP-systeem te koppelen aan hun WMS (Warehouse Management Software) en MES (Manufacturing Execution System). Naast de integratie zorgde Evato voor de volledige ondersteuning. Patrick van de Graaf, Operations Director van Vitafor, vertelt hun verhaal.
“HIVE integreert ons ERP (Sage 100) met de WMS/MES software van Actemium, zodat er een voortdurende uitwisseling van gegevens is.”
“Vitafor wordt ingekaderd binnen diervoeders, maar dat is eigenlijk niet wat we doen. Wij produceren supplementen die toegevoegd worden aan drinkwaterinstallaties en voeders. Denk aan vitamines, mineralen en antibiotica, om zo een volwaardig en kwalitatieve diervoeding te kunnen garanderen. Onze klanten zijn distributeurs, grote veehouders of veevoederproducenten - die wél zelf voeding maken.
Onze aanvragen en bestellingen komen langs verschillende kanalen binnen: telefoon, online en zelfs whatsapp. Onze salesdienst maakt vervolgens de prijzen op. Het gaat immers niet enkel over het productieproces, maar ook over de trading. Onze prijzen zijn nooit standaard.
Eens de prijs bepaald is, kunnen we de bestelprocedure opstarten. Wanneer iets op maat geproduceerd moet worden, wordt dat recept doorgestuurd naar de bijbehorende productiemodule. De mix en het resultaat moet worden nagekeken, waarna het naar expeditie kan om verzendklaar te worden gemaakt. Dan is er nog een tussenstop naar een TMS-module voor wereldwijd transport. We vervoeren immers zowel over de baan als per luchtvracht als over zee.
Vanaf het moment dat ons product verscheept wordt, rolt de factuur er hier uit. Dat is best een uitgebreid proces dat smeekt om een goed doordacht, betrouwbaar ERP-systeem.”
Sage 100 ERP software
“Toen ik hier in dienst kwam, was het Sage 100 softwarepakket al aanwezig,” vertelt Patrick van de Graaf. “Op mijn vraag werd het hele pakket met de nodige support overgenomen door Evato. In diezelfde periode waren we ook net volop bezig met de implementatie van een aantal add-ons (WMS en MES), die dus aan de bestaande Sage 100 ERP-oplossing moesten gekoppeld worden. Dat was meteen een pittige eerste opdracht voor Evato.
Het aanvankelijke Sage 100 was eerder een veredeld boekhoudprogramma, waar hier te weinig mee gedaan werd. De facturatie en de statische voorraad zaten erin vervat, maar de vele andere features werden nagenoeg ongemoeid gelaten. Enkel bij een aan- of verkoop werden de data bijgewerkt, waardoor veel gegevens niet up-to-date waren. Vandaar onze nood aan extra functionaliteiten: we wilden ons Sage 100 pakket uitbreiden en alles eruit halen wat erin zit.”
Flexibel meeschalen dankzij all-in-one aanpak van Evato
“Omdat onze business toen een pijlsnelle groei doormaakte, voelden we aan dat we met de bestaande configuratie niet voldoende zouden hebben. Voor internationale handel hadden we nood aan een allesomvattend en geïntegreerd systeem. Zo konden we gecentraliseerd werken met minder externe programma’s.
Evato bleek een uitstekend all-in-one én meedenkend aanspreekpunt: wat was er allemaal mogelijk, en hoe kon dit worden geïmplementeerd bij Vitafor?”
HIVE zorgt voor integratie van ERP en WMS
“Een eerste uitstekende toevoeging aan onze opstelling was HIVE. Deze integreert ons ERP (Sage 100) met het WMS, zodat er een voortdurende uitwisseling is van gegevens.
Sage 100 blijft onze bovenlaag. HIVE fungeert als ‘bus’ tussenin, die het geheel met elkaar in verbinding brengt. Het is een ‘vertaler’ tussen de programma’s onderling en koppelt alle data naadloos aan elkaar.”
Kiezen voor betrouwbaarheid
“De voornaamste reden van onze switch naar Evato is hun professionele aanpak en echte kennis van het softwarepakket. Sage 100 werkt op zich heel basic, maar je kan het zo configureren dat het perfect aansluit bij complexe processen die op die manier worden gestroomlijnd.”
Servicecontract met prioritaire support
“Bij Evato ervaren we de service die we nodig hebben. Enkel in de opstartfase en bij de overzetting kwam daar regelmatige assistentie aan te pas, nu verloopt dat volledig geautomatiseerd. We kozen voor een servicecontract waarbij we prioritair geholpen worden. Via de website maken we een ticket aan en vervolgens mogen we erop vertrouwen dat het euvel wordt weggewerkt. We zijn nog steeds erg tevreden met onze toenmalige keuze en hebben het volste vertrouwen in Evato als partner.”
