Je kent het wel. Eind december gaat het magazijn een dag of twee op slot, iedereen krijgt een lijst of een scanner in de handen en achteraf blijken er verschillen te zijn waar niemand nog een verklaring voor heeft. Was dat die retour van maart? Of die levering in oktober die snel op de verkeerde plaats is gezet? Je past het cijfer aan en je begint aan een nieuw jaar.
Op dat moment klopt je stock. Maar de dag erna begint het opnieuw te schuiven. Daarom tellen steeds meer bedrijven niet meer één keer per jaar alles, maar het hele jaar door kleine stukjes. Dat heet cycle counting, en Odoo is daar goed voor uitgerust.
Wat er misloopt tussen twee tellingen
Voorraad loopt zelden in één keer fout. Een picker neemt er eentje te veel mee, een levering komt op de verkeerde locatie terecht, een beschadigd product verdwijnt in de container zonder dat iemand het inboekt. Apart stelt dat weinig voor, maar het stapelt zich op.
En dat voel je overal in het bedrijf. Je verkoper belooft iets dat er niet ligt. Je webshop verkoopt het laatste stuk voor de tweede keer. Je aankoper bestelt te laat of net te vroeg, en je picker staat voor een lege locatie terwijl Odoo zegt dat er nog tien liggen.
Het vervelendste is dat je de oorzaak nooit meer terugvindt. Als je een verschil pas na negen maanden ontdekt, weet niemand nog wat er gebeurd is. Je corrigeert dan wel het getal, maar niet de fout die het veroorzaakt heeft.
Cycle counts: elke week een klein stukje
Bij cycle counts tel je je magazijn niet in één keer, maar deel per deel. Vandaag rek A, volgende week rek B. Op die manier passeert alles regelmatig de revue, zonder dat je ook maar één dag de deuren moet sluiten.
Dat levert meer op dan je zou denken:
• Je vindt fouten terwijl iemand nog weet wat er gebeurd is.
• Je magazijn blijft gewoon draaien, want een telling is een klein klusje en geen project.
• Je ziet patronen. Wijkt dezelfde locatie of hetzelfde product telkens af? Dan zit er iets mis in je proces, en dat kan je oplossen.
• Iedereen gaat de cijfers in Odoo opnieuw vertrouwen. Verkoop moet niet meer eerst naar het magazijn bellen om te vragen of iets er echt ligt.
Je hoeft ook niet alles even vaak te tellen. Een veelgebruikte aanpak is de ABC-indeling. Je A-producten, de snellopers en de dure stukken, tel je bijvoorbeeld maandelijks. B-producten komen elk kwartaal aan de beurt en voor je C-producten volstaat twee keer per jaar. Zo steek je je tijd in wat er echt toe doet.
Zo pak je het aan in Odoo
Odoo gaat er standaard van uit dat je één keer per jaar telt: de volgende telling staat op 31 december. Dat verander je gemakkelijk. Cycle counts werken in Odoo per opslaglocatie, dus zet je eerst de opslaglocaties aan. Daarna geef je per locatie in om de hoeveel dagen ze geteld moet worden: 30 dagen voor het rek met je snellopers, 180 voor de trage producten achteraan. Na elke telling rekent Odoo zelf de volgende datum uit.
Per locatie stel je in om de hoeveel dagen ze geteld moet worden. Odoo berekent zelf de volgende datum.
Omdat Odoo per locatie telt en niet per product, vertaal je die ABC-indeling het best naar je magazijn. Leg je snellopers bij elkaar en geef die locaties een hogere frequentie.
Het tellen zelf doe je met de Barcode-app. Je wijst een telling toe aan een medewerker, die ziet ze verschijnen op zijn scanner, gaat naar de locatie en scant de locatie en de producten. Met de optie om een volledige locatie te tellen, zie je meteen ook wat er ontbreekt of wat daar eigenlijk niet thuishoort. Handig detail: de verwachte hoeveelheid staat standaard niet op het scherm, zodat mensen echt tellen en niet gewoon overnemen wat Odoo zegt.
Locatie scannen, producten scannen, bevestigen. Klaar.
Screenshots: Odoo-documentatie, licentie CC BY-SA 4.0.
Tellen terwijl je toch op de locatie staat
Ook met cycle counts blijft er één probleem: iemand moet er tijd voor maken. En op een drukke dag is de telling het eerste wat naar morgen verschuift. De orders moeten buiten, de telling kan wachten. Tot het een gewoonte wordt.
Daarom hebben we bij Evato de app Location inventory @pick gebouwd. Daarmee stel je in wanneer een product geteld moet worden tijdens de picking in de Barcode-app. Je picker staat toch al aan het rek om dat product te nemen, dus telt hij meteen wat er ligt en gaat hij verder met zijn order. Geen aparte telronde, geen extra wandeling door het magazijn.
Zo doe je twee zaken tegelijk: je houdt je stock op punt terwijl je toch aan het picken bent. En je telt op de plaatsen waar er effectief beweging is, en dus ook de meeste kans op verschillen.
Waar begin je?
Begin klein. Zorg eerst dat je locaties en barcodes in Odoo op punt staan, want zonder duidelijke locaties tel je in het luchtledige. Kies daarna één zone of je belangrijkste producten en spreek een vast ritme af. Bekijk elke maand de verschillen en vraag je af waar ze vandaan komen. Daar zit vaak de grootste winst.
Moet je voor je jaarafsluiting nog altijd een volledige telling doen? Overleg dat zeker met je boekhouder. Wel merk je dat die telling een pak vlotter gaat als je stock het hele jaar door al klopt.
Wil je weten hoe dit er in jouw magazijn zou uitzien, of wil je Location inventory @pick eens in actie zien? Laat het ons weten, dan bekijken we het samen.
