Bij Alsan weten ze hoe belangrijk het is om hun klanten snel en correct te bedienen - en dat kan alleen als de interne bedrijfsprocessen feilloos op elkaar aansluiten. De groothandel in sanitair en keukens groeide de afgelopen decennia uit tot een gevestigde waarde in Vlaanderen, met meerdere toonzalen en een sterk B2B-klantenbestand. Toch liepen de systemen waarop ze werkten op hun limieten. Dankzij Evato en de overstap naar Odoo werkt Alsan vandaag met één geïntegreerde software die hun hele werking ondersteunt: van verkoop tot magazijnbeheer.
Van papier naar digitaal: een evolutie in stappen
Toen ik hier dertig jaar geleden begon, gebeurde álles op papier,’ herinnert Philip Valcke zich, verantwoordelijke voor IT, databasebeheer en logistieke administratie bij Alsan. ‘Als enige IT-minded persoon in het familiebedrijf was het mijn missie om dat te veranderen.’
Wat volgde, was een digitale evolutie via verschillende softwarepakketten. Zo werkten ze jarenlang met DBFACT, waarbij Evato op een bepaald moment de support overnam van een andere partij. ‘We kenden Evato al via sectorgenoten, en ook intern hadden enkele collega’s positieve ervaringen met hun aanpak.’
Toen DBFACT zijn einde naderde, ging Alsan op zoek naar een toekomstgerichte oplossing. Grote spelers werden overwogen, maar uiteindelijk kwam Evato opnieuw in beeld - dit keer met Odoo. ‘Zij boden een flexibele en betaalbare oplossing, én ze kenden onze werking al door en door. Die combinatie gaf het vertrouwen dat we nodig hadden om de overstap te maken.’
De kracht van Odoo: alles in één
Evato begeleidde Alsan bij de overstap naar Odoo: een keuze die zorgvuldig werd voorbereid. ‘We hebben heel wat pakketten bekeken. De grote internationale namen boden vaak niet de flexibiliteit die een KMO nodig heeft, en maatwerk liep daar al snel uit de hand’, vertelt Philip.
Met Odoo vonden ze de perfecte balans: een compleet systeem dat alles aankan, zonder overkill. Dankzij de deskundige begeleiding van Evato kon de conversie in één dag gebeuren. ‘Hun consultants kennen ons bedrijf, waardoor alles goed voorbereid was en we nauwelijks downtime hadden.’
Vandaag gebruikt Alsan Odoo voor zowat elk aspect van de bedrijfsvoering: verkoop, aankoop, boekhouding, administratie, magazijnbeheer en zelfs scanning aan de toonbank. ‘Het grote voordeel is dat alles geïntegreerd is. Je hebt geen gesukkel met koppelingen of synchronisaties tussen verschillende systemen. Dat maakt het betrouwbaar én overzichtelijk.’
Tijdsbesparing en grip op planning
De overstap naar Odoo levert voor Alsan tastbare voordelen op. De administratieve flow is grotendeels geautomatiseerd, bestellingen worden automatisch verwerkt en het magazijn scant alles direct op de juiste plaats. ‘De software stuurt ons magazijnteam: zij weten precies waar ze moeten zijn en wat ze moeten doen’, legt Philip uit.
Bovendien ontwikkelde Evato maatwerk rond planning: een cruciaal pijnpunt in de bouwsector. ‘Planning blijft het moeilijkste, maar Evato hielp ons dat proces veel beter beheersbaar te maken.’
Een persoonlijke samenwerking
De samenwerking met Evato noemt Philip ‘persoonlijk en correct’. Van vaste contactpersonen die regelmatig ter plaatse komen, tot een helpdesk waar hij de medewerkers persoonlijk kent: ‘Bij dringende problemen kan ik hen rechtstreeks bellen. Dat geeft vertrouwen. En ook financieel zijn ze eerlijk: een bug lossen ze op zonder factuur, maatwerk bespreken we vooraf.’
Een aanrader voor andere ondernemingen
Alsan werkt met een veertigtal gebruikers over verschillende vestigingen heen. Toch denkt Philip dat Evato en Odoo voor een brede doelgroep interessant zijn: ‘Zowel kleinere als middelgrote ondernemingen hebben hier baat bij. Odoo past zich aan de sector en de schaal aan, en Evato zorgt ervoor dat het pakket echt doet wat jij nodig hebt.’
Ook jouw processen optimaliseren?
Evato helpt bedrijven zoals Alsan om hun processen te digitaliseren en te stroomlijnen: altijd met een persoonlijke aanpak en een oplossing op maat. Ontdek hoe jouw organisatie kan groeien met de juiste softwarepartner aan je zijde.
Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek
